Prohlášení o zpracování osobních údajů
1. Totožnosť Správcu osobných údajov
Správca, spoločnosť GHV Trading, spol. s r.o., so sídlom Edisonova 2955/3, Brno 612 00, IČ: 18826717, zapísaná v obchodnom registri na Krajskom súde v Brne, oddiel C, vložka 1525, (ďalej len „Spoločnosť“).
2. Úvod
Podľa nariadení Európskeho parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochrane fyzických osôb v súvislosti so spracovaním osobných údajov a poučenia subjektov údajov (ďalej len „GDPR“) si Spoločnosť týmto ako správca osobných údajov dovoľuje informovať obchodných partnerov, ak sú fyzickou osobou, ako subjekty osobných údajov, že osobné údaje budú spracované podľa nižšie uvedených zásad.
3. Zásady spracovania osobných údajov
Spoločnosť rešpektuje práva fyzických osôb na súkromie a ich záujmy. Pri spracovaní dodržuje tieto zásady:
- spracúva osobné údaje korektným, zákonným a transparentným spôsobom,
- spracúva osobné údaje iba k určitým oprávneným účelom a nevyužíva ich ďalej spôsobmi, ktoré sú s týmito účelmi nezlúčiteľné,
- zhromažďuje osobné údaje iba v nevyhnutnom rozsahu, ktoré sú relevantné pre dané účely. Tam, kde je to možné, vhodné, a v súlade s povahou údajov a rizík zamýšľaného použitia, údaje anonymizuje,
- zaisťuje, aby osobné údaje boli presné a v prípade potreby aktualizované. Činí primerané kroky na opravu či vymazanie nepresných alebo neúplných údajov,
- zachováva osobné údaje len na dobu nevyhnutnú pre účely, ku ktorým boli zhromaždené a spracované,
- prijíma vhodné technické, fyzické a organizačné opatrenia na predchádzanie neoprávnemu prístupu, nezákonnému spracovaniu a neoprávnenej či náhodnej strate, zničeniu alebo poškodeniu osobných údajov, pri spracovaní citlivých osobných údajov obstaráva príslušné upozornenia či súhlas alebo zaisťuje, aby tak bolo v súlade s príslušnými zákonmi,
- vyššie uvedené zásady platia pre všetkých zamestnancov Spoločnosti a zmluvných partnerov.
4. Kategórie, účely spracovania a právny základ pre spracovanie
4.1. Z dôvodu plnenia právnych povinností správcu
Kategórie: meno, priezvisko, adresa sídla či bydliska, identifikačné číslo, daňové identifikačné číslo, prípadne ďalšie povinné údaje podľa príslušných právnych predpisov.
Účel spracovania: plnnie povinností, ktoré Spoločnosti plynú z príslušných právnych predpisov (napr. vedenie účtovníctva a daňové zákony). Osobné údaje môžu byť poskytované tretím stranám, hlavne štátnym orgánom, ak vyplýva z právnych predpisov povinnosť osobné údáje poskytnúť. Osobné údaje sú spracované na dobu nevyhnutnú na plnenie právnych povinností, ktoré sa vzťahujú na Spoločnosť.
4.2. Z dôvodu plnenia zmluvy
Kategórie: meno a priezvisko, sídlo alebo bydlisko, doručovacia adresa, identifikačné číslo, daňové identifikačné čislo, e-mailová adresa, telefónny kontakt, bankové spojenie, poprípade ďalšie údaje poskytnuté zmluvným partnerom.
Účel spracovania: plnenie zmluvy alebo príprava v ponukovom konaní. Spoločnosť spracúva osobné údaje na dobu prípravy ponuky, plnenia zmluvy a taktiež na dobu uplatňovania práv zo zmluvy, napr. zodpovednosť za vady, prípadne riešenia sporov a uplatňovanie právnych nárokov.
4.3. Z dôvodu oprávnených záujmov
4.3.1 Zákazníci, dodávatelia
Kategórie: meno a priezvisko, kontaktná adresa (bydlisko), pracovná e-mailová adresa, pracovné telefónne číslo, pracovná pozícia, číslo osobného dokladu (len pre účel bezpečnosti).
Účel spracovania:
- marketingové účely Spoločnosti. Jedná sa o možné oslovenie zmluvného alebo potencionálneho partnera s cieľom informovať o novinkách, zmenách cien, obchodných akciách či technickej podpore. Spoločnosť využíva svoju databázu e-mailových kontaktov svojich obchodných partnerov na posielanie informácií v podobe e-mailového Newsletteru. Každý subjekt zaradený do tejto databázy môže príjem e-mailovej správy zrušiť alebo zmeniť.
- komunikácia s dodávateľom za účelom výmeny technicko - obchodných informácií,
- zistenie identity subjektu (číslo osobného dokladu) za účelom ochrany majetku Spoločnosti, napr. pri osobnom odbere tovaru.
Osobné údaje sú spracované na dobu nevyhnutnú na uplatnenie oprávnených záujmov Spoločnosti.
4.3.2. Uchádzači o zamestnanie
- Kategórie: meno, priezvisko, bydlisko, telefónny a e-mailový kontakt, dátum narodenia, údaje o vzdelaní a pracovných skúsenostiach, prípadne doplňujúce informácie podľa uváženia subjektu.
- Účel spracovania: výber vhodného pracovníka na danú pracovnú pozíciu.
Tieto údaje sú spracované na dobu prijímacieho konania, potom sú skartované.
5. Zdroje osobných údajov
- Informácie sú vo väčšine prípadov zhromažďované priamo od Subjektov. Môžu byť získané taktiež od zamestnávateľov Subjektov, s ktorými je nadviazaný alebo nadväzovaný obchodný vzťah alebo od obchodných partnerov.
- Verejne prístupné registre, zoznamy a evidencie (napr. obchodný register, živnostenský register, kataster nehnuteľností, verejný telefónny zoznam, apod.).
6. Poskytovanie a zdeľovanie osobných údajov
Spoločnosť spracúva osobné údaje sama poverenými zamestnancami a len k uvedeným účelom. Zamestnanci Spoločnosti majú prístup k osobným údajom len za účelom plnenia svojich pracovných povinností.
Osobné údaje môže Spoločnosť poskytnúť orgánom činným v trestnom konaní, správnym orgánom, právnym zástupcom, pokiaľ je to zákonom dovolené a pokial je to nevyhnutné pre dodržanie zákona alebo obranu právnych nárokov Spoločnosti.
K osobným údajom môžu mať prístup taktiež tretie osoby poskytujúce služby, napr. podpora ekonomického informačného systému, finančné služby, prepravcovia zásielok, právnici, auditori a daňoví poradcovia. Títo poskytovatelia služieb jednajú len na základe pokynov Spoločnosti a sú zmluvne viazaní, vrátane súladu s predpismi na ochranu osobných údajov.
Bez dovolenia Subjektu nie sú osobné údaje predávané alebo prenajímané tretím osobám.
Spoločnosť neposkytuje osobné údaje tretím zemiam.
7. Doba spracovania osobných údajov
V súlade s lehotami uvedenými v príslušných zmluvách, v spisovom a skartačnom poriadku Spoločnosti či v príslušných právnych predpisoch, ide o dobu nevyhnutnú na zaistenie práv a povinností plynúcich ako zo záväzkového vzťahu, tak aj z príslušných právnych predpisov.
8. Zabezpečenie osobných údajov
Spoločnosť dbá na uplatňovanie primeraných technických, fyzických a organizačných opatrení s cieľom chrániť osobné údaje pred neoprávneným prístupom, spracovaním alebo poškodením osobných údajov.
9. Práva Subjektov
Subjekty osobných údajov sú oprávnené požadovať po Spoločnosti potvrdenie, ak sú jeho osobné údaje spracúvané a taktiež môžu požiadať o prenositeľnosť údajov. Majú právo požiadať o opravu údajov, podať námietku, zažiadať o vymazanie alebo obmedzenie spracovania údaju.
Osobné údaje Subjektov nie sú profilované ani automatizovane spracúvané.
10. Kontaktné údaje na Správcu
Otázky ohľadom ochrany osobných údajov smerujte na nižšie uvedené kontakty:
e-mail: ghv@ghvtrading.cz
telefón:+420 541 235 386
V prípade pochybností o dodržovaní povinností Spoločnosti sa môže Subjekt obrátiť na jednateľa spoločnosti, e-mailová adresa: martin.gross@ghvtrading.cz, alebo podať sťažnosť na Úrade pre ochranu osobných údajov.
Vystavené dňa: 5. 6. 2018
